Így tartsunk rendet az irodai dokumentumok között!

Azt szokták mondani, hogy az üzleti kapcsolat kialakítása olyan, akár a randevúzás, ha nem figyelünk oda a külsőségekre, akkor nem lehetünk benne sikeresek. Vagyis, ha egy olyan irodában tartunk meetinget, ahol szanaszéjjel hevernek a különböző iratok, és hosszú percekbe telik megtalálni egy-egy papír írószert, akkor az nem azt fogja sugallni az ügyfélnek, hogy mi profi szakemberek vagyunk.

Ezért is van szükség az irodai dokumentumok megfelelő rendszerezésére, amelyet egyáltalán nem kell túlbonyolítani. Néhány egyszerű lépés követése elég ahhoz, hogy minden a helyére kerüljön.

Döntsük el, hogy mire van szükségünk, és mire nincsen!

Az első és legfontosabb, hogy felmérjük, melyek azok a papírok, amelyeknek még hasznát vesszük. Fontos, hogy eközben mindenképpen legyünk határozottak, mivel csak így tudunk egyszer és mindenkorra rendet varázsolni.

Hiába selejtezzük ki a felesleges iratokat, ha a meglévő dokumentumoknak nem találjuk meg a megfelelő helyet, akkor megette a fene az egészet. Szerezzünk be tehát néhány hasznos eszközt, az iratrendezők segítségével például remekül kategorizálhatjuk az iratokat!

A legjobbak talán erre a célra klasszikus, lefűzhető genothermekkel megtölthető verziók, amelyekbe nagyon sok irat eltárolható, és amelyek már millióféle színben kaphatók, így a színkódolásuk is könnyen megoldható. Abban az esetben viszont, ha csak kevesebb dokumentumot tervezünk lefűzni, akkor a karton és a színes műanyag gyorsfűzők jelentik a legjobb választást a számunkra.

Az iratrendezés itt még nem ért véget! Ha a maximális hatékonyságra törekszünk, akkor érdemes a mappán belül is megjelölni az elhelyezett anyagokat. Erre a célra többféle papír írószert is használhatunk. Ideális lehet például egy szövegkiemelő, vagy néhány elválasztó lap és lefűzhető csík.

Ne feledkezzünk meg időközönkénti archiválásról sem!

Bár a fenti lépések segítségével nagy eséllyel sikerül rendet teremteni, de ha időközönként nem archiváljuk a felhalmozódott dokumentumokat, akkor lényegében ott vagyunk, ahol a part szakad.

Erre is többféle módszer létezik. Az egyik az, hogy vásárolunk néhány archiválót, és ezekbe rakjuk a papírokat. Hiszen ki tudja, előfordulhat, hogy a jövőben még szükség lehet rájuk. A másik pedig az, hogy szakszerűen megszabadulunk tőlük egy iratmegsemmisítő segítségével.